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    會展大咖說 | 會展數字化時代,迭代完善組織行為學是關鍵

    2022-07-25 中國貿易報

    對于多數會展同行來說,今年上半年是最艱難、迷茫的時期。大多數會展項目停辦或延期,線下實體會展活動無法如期舉辦,會展業基本處于停滯狀態。當下,線下實體會展活動受疫情影響的不確定性仍未消除。該如何應對會展業這種不確定的狀態?

    筆者認為,最重要的是會展數字化的升級。之所以不用“轉型”這個詞,原因是“數字化升級”更準確一些。只有將數字科技與傳統會展業的商業模式相融合,將會展業的蛋糕做大,也就是擴大會展業的經濟總量,才能讓會展生態鏈上各環節受益。

    客觀地說,現階段,會展業界對信息化和數字化的認識仍有混淆。簡單地講,信息化是數字化的基礎。由于會展行業信息化基礎比較薄弱,很多會展企業因此需要快速補上這一課。好在目前一些大的互聯網企業在為傳統行業賦能,推出了很多較成熟的信息化解決方案,信息化投入和門檻已經相對較低。只要理念到位,這方面的缺課是可以快速填補的。當前,隨著數字化的迭代升級,會展數字化的關鍵已不再是技術,而要在技術升級的同時進行相應地創新和變革。

    在筆者看來,數字化時代組織升級比技術升級更為關鍵,近些年來組織行為學越來越受到人們的重視。組織行為學是研究在組織中組織與環境相互作用,人們從事工作的心理活動和行為反應規律性的科學。它采用系統分析的方法,綜合運用心理學、社會學、人類學、生理學、生物學、經濟學和政治學等知識,研究一定組織中人的心理和行為的規律性,從而提高各級領導者和管理者對人的行為預測和引導能力,以便更有效地實現組織預定的目標。 數字化組織就是改變工業化時代建立起來的那套邊界清晰、分工明確、職責固定的管理方式。把它變得更靈活、更能激發創新、更適應當下快速變化的商業環境。工業時代的管理是企業拉著員工走,企業制定目標,員工在后面追隨。數字化升級要求從底層激發員工的熱情,讓員工推著企業走,歸根結底要重視以下三個關鍵詞:

    第一個關鍵詞是“協同”。協同并不是什么新概念。業界認為,會展行業之前做會展的工作流程和標準就是以團隊協同為基礎。這里的協同是指在數字化體系上從組織行為學實現更高效的一種團隊協同模式,如項目目標要更清晰、明確、可量化,工作結果可以實時反映在數字化系統中,達到流程可視化的狀態。標準化流程完善迭代的速度要比傳統模式快得多,每個員工都可以在原先標準的基礎上進行改進,建議獲得大多數人認同即成為新的標準予以遵照執行,效率極大提高。

    自2021年9月起,筆者基于組織行為學進行了實踐,建立了基于大三大四會展業學生的“零零實習營”,實施長期實習計劃。每一位學生進入實習營后,均以“實習同事”相稱,盡快轉換到職場的角色,可以真實參與到業務以及合作伙伴的會展項目中,根據標準的培訓文案,短時間就可以掌握工作技能,產生工作結果。在工作中,筆者充分授權每一位實習員工,他們勇于總結經驗、發現問題、提出建議,最終形成實習攻略。他們來自不同學校,形成了一個基于網絡虛擬的團隊組織,產生分布式的高效協同。數字化的協同模式關鍵在于信息的共享、標準的建立和迭代進化的快速。目前,“零零實習營”已進入第7期。從實踐的過程來看,比起傳統模式,這種高效協同確實具有一定的先進性。

    第二個關鍵詞是“融合”。協同實際上是將復雜的流程進行分解,分別建立每個子流程的標準,讓負責做這件事情的人快速掌握。而融合是要求團隊成員具備系統性思維,從整體的架構上考慮整個組織的利益最大化,而不是站在部門或個人利益上考慮。融合的關鍵是授權和信任。在復雜多變且不確定的商業環境下,對于稍縱即逝的機會或快速引發的問題,要求團隊成員快速應變,第一時間做出決策、拿出解決方案。因此,要不斷提升團隊成員的綜合能力。這樣一來,建立終身成長的學習型組織就是十分有必要的。“零零實習營”就是這樣的學習型組織:通過定期舉辦讀書會督促學生學習職業成長的相關書籍,通過直播連麥讓學生掌握新媒體技能。當然,這里也形成了雙向篩選機制,學生若不能適應實習營理念及工作方式就會被淘汰。

    第三個關鍵詞是“共創”。共創本質上是建立合理的分配機制。團隊每一個人給組織帶來的貢獻都是可以進行科學而量化的評估,相應的貢獻會獲得相應的回報,形成一個正反饋機制,促進實習同事更加主動地完成工作任務。這種模式能夠最大化保證公正和公平。不只是對于團隊內部,還可以與外部的合作伙件形成基于數字化的共創模式,最大化形成合力,降低成本,提高效率,產生增量。

    會展是一個充滿創意的產業,而用工業化催生出的現代管理讓員工只專注于自己的分工,壓制了團隊的探索欲,成員很難發揮主觀能動性和創意性。未來是一個超級個體加聯盟的時代。當前,很多企業的數字化轉型不如預期,主要原因在于只關注技術系統的投入,而忽略了組織的變革。只有打破傳統部門割裂的樹形組織架構,打造全新的網狀組織結構,形成“細胞型組織”的超級小團隊,又基于數字化體系,將眾多的高效創新的小團隊融合成大組織,這樣的組織變革或許才能更好地應對充滿不確定性、復雜多變的數字化時代。

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